Wysyłanie przesyłek jest z pozoru prostą czynnością. Przeważnie wystarczy odpowiednio zapakować przesyłane listy lub przedmioty i przekazać je kurierowi lub nadać na poczcie. Jednak sytuacja jest nieco bardziej skomplikowana w przypadku wysyłania istotnych przesyłek. Nie każda firma kurierska podejmie się przewozu tak ważnej treści, jaką są dokumenty urzędowe oraz firmowe. Co zrobić, aby mieć pewność, że Twoje dokumenty dotrą bezpiecznie do odbiorcy?
Wysyłka ważnych dokumentów
W sytuacji, kiedy chcesz wysłać ważny dokument, należy w pierwszej kolejności zorientować się, która z firm logistycznych podejmie się tej czynności. Zarówno w firmie kurierskiej jak i na poczcie warto dowiedzieć się, czy w przypadku zaginięcia przesyłki lub opóźnienia w terminie dostawy, przewoźnik bierze na siebie odpowiedzialność za wymienione rzeczy. Istnieją również wyłączenia z dostawy dokumentów. Najczęściej są to: oferty handlowe, papiery wartościowe, pieniądze, przesyłki zawierające dokument tożsamości, dokumenty przetargowe oraz inne dokumenty, które są wymienione w indywidualnych regulaminach. Jeśli zdecydujesz się na wysłanie przesyłki zawierającej powyżej wymienione rzeczy, która będzie nadana jak zwykły list, chociaż w regulaminie przewoźnika jest to zabronione, robisz to na własną odpowiedzialność.
Poczta Polska to przewoźnik, który jest na rynku od kilkuset lat. Trzeba przyznać, że przez ten czas firma wypracowała sobie renomę oraz wzbudziła zaufanie wielu klientów. Kiedy decydujesz się wysłać ważny dokument, warto zdecydować się na skorzystanie z usług właśnie Poczty Polskiej. Jest to jedyny przewoźnik, który gwarantuje konkretny termin dostarczenia przesyłki, inne firmy mają jedynie deklarowane daty. Usługa nazywa się Pocztex i jest jedną z flagowych możliwości, które oferuje Poczta Polska. Możliwe jest również wybranie opcji, w której można śledzić wysłaną przesyłkę. Jest to szczególnie komfortowy wybór, ponieważ dostajesz powiadomienie, w momencie gdy odbiorca jest w posiadaniu przesyłki. W związku z tym, że Poczta Polska traktuje wymienione wyżej usługi jako priorytet, mają one wysoką skuteczność.
Po wybraniu profesjonalnego przewoźnika, kolejnym ważnym aspektem jest odpowiednie zapakowanie przesyłki. Jeśli zawartość jest wyjątkowo cenna, możesz wybrać specjalną kopertę, która posiada w środku karton, dzięki temu zyskasz pewność, że dokument nie zostanie pognieciony. Równie ważne jest odpowiednie dobranie opakowania przesyłki. Często lepiej wybrać większy rozmiar koperty. Przykładowo dla dokumentów o niestandardowych wymiarach, które są większe od kartki A4, warto wybrać koperty A3, tak aby nie składać pakowanego papieru.